Leitlinien für den Betrieb des Schriftenservers

1. Ziele und inhaltliche Kriterien für den Schriftenserver des Deutschen Studienzentrums in Venedig

Der Schriftenserver bietet allen mit dem Deutschen Studienzentrum verbundenen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und anderen Venedig-Expert/inn/en die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Der Schriftenserver ist ein Service des Deutschen Studienzentrums in Venedig.

Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet (mindestens 5 Jahre).

2. Der Sammelauftrag des Deutschen Studienzentrums in Venedig für elektronische Dokumente

Der Sammelauftrag des Deutschen Studienzentrums in Venedig umfasst die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller elektronischen Dokumente, die durch Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die dem Deutschen Studienzentrum verbunden sind, veröffentlicht werden, bzw. durch Experten/innen für die Kultur und Geschichte Venedigs. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.

Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung auf dem Schriftenserver steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monografien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in Deutschland aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Schriftenserver zu veröffentlichen.

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber/innen der elektronischen Dokumente.

3. Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff „elektronisches Dokument” wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text, Grafik, Audio- oder Video-Sequenzen basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird.

Ein über den Schriftenserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

1. Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
3. Es entspricht den vom Deutschen Studienzentrum vorgegebenen technischen Parametern.

4. Elektronische Dokumente, die über den Schriftenserver veröffentlicht und verbreitet werden

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Schriftenserver verbreitet:

• Publikationen und Publikationsreihen des Deutschen Studienzentrums in Venedig mit wissenschaftlichen Inhalten.
• Dokumente von aktuellen und ehemaligen Stipendiatinnen und Stipendiaten des Deutschen Studienzentrums in Venedig, (vor allem Dissertationen) sowie Publikationen von Mitgliedern des Vereins Deutsches Studienzentrum in Venedig e. V., soweit diese in den Rahmen des Sammelauftrags des DSZV fallen.
• Publikationen von mit dem Deutschen Studienzentrums in Venedig assoziierten Einrichtungen und Personen und Venedig-Forscher/innen.

5. Technische Besonderheiten des Schriftenservers

1. Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die Adressen werden als URNs (Uniform Resource Name) registriert. Die Administration und Pflege der URNs wird vom Deutschen Studienzentrum in Venedig garantiert.
2. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliografischen Metadaten, über alphabetische und klassifikatorische Ordnungen sowie dynamisch erstellte Listen und Indizes möglich.
3. Die Archivierungsdauer der Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die Archivierungsdauer beträgt mindestens 5 Jahre.

6. Organisatorische Regelungen

1. Der Schriftenserver wird vom Deutschen Studienzentrum in Venedig betrieben. Die technische Betreuung des Katalogsystems (Rechercheinstrument für den Publikationsserver) erfolgt durch die Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (VZG).
2. Die elektronische Veröffentlichung von Publikationen ist für die mit dem Deutschen Studienzentrum verbundenen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, wie auch für Venedig-Forscher/innen unterschiedlicher Herkunft kostenfrei.
3. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Deutschen Studienzentrums in Venedig nach Absprache betreut oder durchgeführt. Arbeiten, die einen bedeutenden Mehraufwand erfordern, werden in Rechnung gestellt.
4. Ansprechpartnerin für alle den Schriftenserver des DSZV betreffenden Fragen ist:
   Michaela Böhringer
   Tel.: 0039-041-5206355
   E-Mail: m.boehringer@dszv.it
   Deutsches Studienzentrum in Venedig
   Palazzo Barbarigo della Terrazza
   S. Polo 2765/A
   Calle Corner
   I-30125 Venezia

Wir danken der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin und den Kolleginnen der Universität der TU Clausthal. Deren Leitlinie für Hochschulschriftenserver wurden hier als Vorlage benutzt.